Privacybeleid van Complicheck

Complicheck is een dienst van FLOWKIFY BV, ondernemingsnummer en btw-nummer BE 1019.968.757, met maatschappelijke zetel te Potaardestraat 46, 1860 Meise, België. Voor alle vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens kan je ons bereiken via info@complicheck.be.

Complicheck is een professioneel hulpmiddel (B2B) dat door accountants- en boekhoudkantoren wordt gebruikt om hun wettelijke verplichtingen inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering (Wet van 18 september 2017) te ondersteunen. De dienst is niet bestemd voor consumenten of kinderen.

Afhankelijk van het type gegevens treedt FLOWKIFY BV op in een verschillende rol onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR):

• Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen gebruikers (accountgegevens, facturatie- en ondersteuningsgegevens, communicatie).
• Verwerker voor de onderzoeksgegevens die de gebruiker in Complicheck verwerkt over de onderzochte onderneming en de daaraan verbonden natuurlijke personen (zoals bestuurders en uiteindelijke begunstigden/UBO's). Voor die gegevens is het accountants- of boekhoudkantoor de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken ze uitsluitend in hun opdracht om de dienst te leveren.

3.1 Accountgegevens

• Naam en e-mailadres.
• Telefoonnummer (optioneel).
• Wachtwoord, dat we uitsluitend versleuteld (gehasht) bewaren.
• Account- en sessiegegevens voor authenticatie (inclusief een optionele koppeling via Microsoft Entra ID) en je gebruikersrol en rapportquota.

3.2 Onderzoeks- en dossiergegevens

Wanneer een gebruiker een AML-controle start, verwerkt Complicheck gegevens over de onderzochte onderneming en de daaraan verbonden natuurlijke personen:

• Ondernemingsnummer en bedrijfsnaam.
• Officiële KBO-gegevens, waaronder bestuurders en mandatarissen (namen, functies en de structuur van de onderneming).
• Geüploade UBO-registeruittreksels (PDF) en de daaruit geëxtraheerde en door de gebruiker bevestigde gegevens over uiteindelijke begunstigden, zoals naam, adres en de aard en omvang van het belang of de zeggenschap. We bewaren hiervan ook technische metadata (bestandsnaam, type, grootte en een hash voor integriteit).
• Resultaten van openbaar onderzoek: screening op sancties en PEP-status, ongunstige berichtgeving (adverse media) en financiële informatie, samen met schermafbeeldingen die als bewijsstuk in het dossier worden bewaard.
• De door AI gegenereerde analyse en het uiteindelijke rapport (DOCX), inclusief risicotabel, vastgestelde feiten en motivering.
• Technische logging en gebeurtenissen over het verloop van de verwerking.

3.3 Gevoelige gegevens

Het AML-onderzoek kan gegevens aan het licht brengen over sancties, PEP-status of ongunstige berichtgeving die betrekking heeft op (vermoedelijke) strafbare feiten. Deze gegevens worden verwerkt omdat de gebruiker als onderworpen entiteit wettelijk verplicht is een cliëntenonderzoek uit te voeren. We verwerken deze gegevens niet voor andere doeleinden.

3.4 Feedback en ondersteuning

Als je feedback geeft of contact met ons opneemt, verwerken we de inhoud van je bericht en een eventuele beoordeling.

• Het leveren van de dienst — uitvoering van de overeenkomst met de gebruiker (art. 6.1.b AVG).
• Het ondersteunen van de wettelijke AML-verplichtingen van de gebruiker — verwerking in opdracht van de verantwoordelijke (art. 28 AVG) en, voor de gebruiker zelf, een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
• Beveiliging, misbruikpreventie en verbetering van de dienst — gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
• Communicatie over je account en je rapporten, en het beheer van de klantrelatie — uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.b en 6.1.f AVG).
• Het naleven van onze eigen wettelijke verplichtingen, waaronder boekhoud- en bewaarverplichtingen (art. 6.1.c AVG).

Complicheck gebruikt AI om publiek beschikbare informatie te analyseren en een risico-indicatie en rapporttekst te genereren. Dit is een hulpmiddel ter ondersteuning van de beoordeling: de uiteindelijke risicobeslissing wordt steeds genomen door de professionele gebruiker. Er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg voor de betrokkene plaats in de zin van artikel 22 AVG. De ingevoerde gegevens worden niet gebruikt om de onderliggende AI-modellen te trainen.

We verkopen je gegevens nooit. We doen een beroep op zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (verwerkers) die ons helpen de dienst te leveren. Met elk van hen hebben we de nodige verwerkersovereenkomsten gesloten.

• Microsoft Azure

  Hosting van de applicatie en achtergrondverwerking, opslag van rapporten, schermafbeeldingen en geüploade documenten (Azure Container Apps en Azure Blob Storage).

  Locatie: EU (Microsoft Ierland / EU-datacenters)

• Azure OpenAI Service (Microsoft)

  AI-analyse van het samengestelde dossier om risico-indicaties en de rapporttekst te genereren. De ingevoerde gegevens worden niet gebruikt om de onderliggende AI-modellen te trainen.

  Locatie: EU

• Azure AI Document Intelligence (Microsoft)

  Extractie van gegevens uit het geüploade UBO-registeruittreksel (PDF).

  Locatie: EU

• Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO/CBE)

  Officiële bron die we bevragen op basis van het ondernemingsnummer voor bedrijfs- en bestuurdersgegevens.

  Locatie: België

• Firecrawl

  Web- en zoekonderzoek (ophalen en samenvatten van publiek beschikbare webpagina's).

  Locatie: VS / wereldwijd

• OpenSanctions

  Screening op sancties, PEP-status (politiek prominente personen) en watchlists.

  Locatie: EU / wereldwijd

• CompanyWeb

  Financiële en bedrijfsinformatie en bijbehorende schermafbeeldingen als bewijsstuk.

  Locatie: België

• Google

  Zoekopdrachten ten behoeve van het adverse-media- en open-bron-onderzoek.

  Locatie: VS / wereldwijd

• Resend

  Versturen van transactionele e-mails, waaronder het afgewerkte rapport als bijlage.

  Locatie: VS

• HighLevel (GoHighLevel)

  CRM. Ontvangt accountcontactgegevens bij registratie en een melding wanneer een rapport wordt aangemaakt.

  Locatie: VS

Daarnaast kunnen we gegevens delen met bevoegde autoriteiten wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (onder meer in de Verenigde Staten). Wanneer gegevens daarheen worden doorgegeven, gebeurt dit met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en/of een geldig adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework). De kernopslag en de AI-analyse vinden plaats binnen de EU.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Voor AML-dossiers en rapporten geldt dat de gebruiker als verantwoordelijke onderworpen is aan de wettelijke bewaartermijn van tien jaar na het einde van de zakelijke relatie; wij bewaren deze gegevens in zijn opdracht. Accounts- en communicatiegegevens bewaren we zolang je account actief is en daarna gedurende de termijn die nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. De dienst draait op de Microsoft Azure-infrastructuur binnen de EU. Gegevens worden versleuteld tijdens overdracht (HTTPS/TLS) en in rust, wachtwoorden worden gehasht bewaard, en de toegang is beperkt en gescheiden per gebruiker. We houden een audittrail bij van de verwerkingen.

Complicheck gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies om je aanmelding en sessie te beheren. We gebruiken deze cookies niet voor advertenties.

Op grond van de AVG heb je het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken, alsook het recht om een gegeven toestemming in te trekken. Je kan deze rechten uitoefenen via info@complicheck.be.

Betreft je verzoek onderzoeksgegevens over een onderneming, bestuurder of uiteindelijke begunstigde, dan richt je je in eerste instantie tot het accountants- of boekhoudkantoor dat de controle heeft uitgevoerd (de verantwoordelijke). Wij verlenen hen als verwerker de nodige bijstand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

FLOWKIFY BV
Potaardestraat 46, 1860 Meise, België
Ondernemingsnummer BE 1019.968.757
info@complicheck.be